A través de nuestras sucesivas publicaciones, hemos pasado revista a un gran abanico de escuelas de la administración. Pero el panorama sin dudas permanecería incompleto si no abordáramos una de las propuestas que más impacto tuvo en el ámbito de la gestión empresarial: la teoría de sistemas. ¿Qué propone, quién la diseñó, cómo se aplica en el día a día de las organizaciones? Chécalo en este post.
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Comenzaremos por definir el concepto de “teoría de sistemas”, realizaremos una caracterización detallada de la propuesta y a continuación, hablaremos acerca del impacto que esta alternativa de administración tuvo y tiene todavía en las organizaciones.
¿Qué es la teoría de sistemas?
El constructo teórico que nos ocupa se basa en las investigaciones hechas entre las décadas de los ’50 y los ’70 por Ludwig von Bertalonffy, un biólogo alemán. De aquí podemos deducir que, en realidad, la teoría de sistemas no fue concebida originalmente para la administración sino para comprender la naturaleza, el ecosistema y los biomas, aunque el mundo empresarial no tardó en hacerse eco de la misma.
Bertalonffy se dedicó a estudiar profundamente las relaciones existentes dentro de un ecosistema dado, a partir de las especies que convivían en él (animales, plantas, hongos, microorganismos, etc.), y otros elementos del medio como los minerales, la tierra o el aire. Pudo determinar que cada uno de los componentes de un bioma X tenía una función específica dentro del mismo y contribuía a su equilibrio. De cierta forma, se producía un sistema natural de elementos interrelacionados, y ese vínculo era sustancial para la supervivencia de cada especie. Al mismo tiempo, no se podían separar los elementos para analizarlos en forma pormenorizada, sino que había que considerarlos en su funcionamiento dentro del mismo sistema.
Ahora bien, en una primera instancia podría resultar difícil comprender la teoría de Bertalonffy, así que continuemos analizándola. ¿Cuál es su propuesta? Sostiene que las propiedades de un sistema no resultan divisibles en varios elementos, porque solo es posible comprender un sistema cuando se estudia de manera global, considerando la interdependencia de sus componentes. Las premisas fundamentales de esta teoría son 3:
- Un sistema solo existe dentro del sistema mismo.
- El sistema tiene carácter abierto.
- La función que desempeñe un sistema está determinada por su estructura.
Ahora bien ¿por qué motivos este constructo teórico, que fue concebido para un campo del saber tan ajeno al nuestro, tuvo tanto impacto sobre la administración? Veamos las dos razones principales que sustentaron el fenómeno:
- En primer lugar, en el área administrativa se percibía una fuerte necesidad de integrar distintas escuelas de administración que estaban desperdigadas; en este sentido, la teoría de sistemas permitió sintetizar en una sola propuesta toda la ciencia de la conducta hacia el análisis organizacional.
- En segundo lugar, el fuerte desarrollo tecnológico (especialmente, de la cibernética) brindaron grandes posibilidades de expansión a las propuestas que se relacionaban con los sistemas, pero aplicados a la administración.
Los expertos en la materia conciben al sistema como aquel conjunto de componentes diversos que se hallan vinculados entre sí, y que se afectan uno al otro formando una determinada unidad. Lo más importante, dentro de un sistema, es la interrelación que se produce entre los distintos elementos que lo conforman. Entre los mismos tiene lugar una dinámica particular que afecta a cada componente por separado pero al mismo tiempo, define el rol que el mismo tiene dentro del sistema concebido de forma holística.
¿Qué tiene que ver esto con una empresa? Pues mucho, de hecho: esta teoría ha llevado a concebir a la gestión organizacional como una función integrativa de muchas sub-funciones, cada una de las cuales resulta imprescindible a la hora de cumplir con los objetivos de la firma. Pongamos un ejemplo concreto: una falla en el sector de ventas (digamos, en el proceso de vinculación con el cliente) impacta directamente en el sector de la producción, pues la industria debe obligarse a detener la fabricación de artículos en tanto no se ubique el stock remanente en el mercado. De lo contrario, podría generarse un sobre-stock o sobre-oferta que termine provocando pérdidas.
Este es un ejemplo muy sencillo y acotado, pero la teoría de sistemas propone que la administración se lleve a cabo concibiendo el funcionamiento de las empresas como un sistema con elementos que dependen unos de los otros. Y así, el administrador tiene que saber gestionar sabiamente los recursos, áreas, personal, tiempo y demás aspectos de forma armónica, para que todos trabajen organizadamente en pos de alcanzar las metas de la firma.
Para hacer un resumen de lo tratado hasta ahora, podemos decir que hemos revisado el concepto de “teoría de sistemas” y hemos manifestado la forma en que este constructo proveniente del campo de la biología se terminó relacionando con la administración de empresas. Ahora bien ¿cuáles son sus fundamentos y cómo funciona en una organización? Descúbrelo en el apartado que sigue.
Características de la teoría de sistemas
En esta sección nos dedicaremos a relevar brevemente las principales características de la teoría de sistemas, considerada una de las grandes escuelas de la administración de todos los tiempos. Listamos, a continuación, los principales fundamentos de esta propuesta y su relación con las empresas de hoy. Nos parece esencial que la conozcas para poder decidir si es plausible implementarla o no en tu propio emprendimiento.
- Todo sistema tiene un propósito o razón de ser: las unidades del sistema y sus relaciones tienen una distribución dada con el fin de cumplir un objetivo determinado. Lo mismo sucede con la empresa y su arquitectura particular (cualquier firma se divide en departamentos y hay una cierta organización jerárquica orientada a alcanzar ciertas metas precisas).
- Todo sistema presenta comportamiento orgánico: si una unidad del mismo recibe un estímulo, el resto de los componentes también se ve afectado. Esto es así por la interrelación que existe entre ellos. Dentro de una firma, cuando un sector de la empresa se resiente, se altera todo el proceso productivo, y pasa lo mismo cuando se notan mejoras en un sector: toda la entidad se beneficia.
- Todo sistema es entrópico: cualquier sistema va desintegrándose a medida que se incrementa su entropía, es decir que se descompone en un estado más simple. A medida que pasa el tiempo, tiene lugar un fenómeno parecido al interior de una entidad dada.
- Todo sistema tiene siempre el mismo fin: cualquier sistema se concibe con una finalidad propia bajo determinadas condiciones; y aunque estas cambien, su objetivo continúa siendo igual. En la empresa, se persiguen los objetivos planteados en el plan estratégico, aunque los procesos de la firma vayan cambiando por distintos motivos.
- Todo sistema tiende al equilibrio: siempre se da un dinamismo tal entre los diversos componentes del sistema, que los mismos buscan adaptarse a los cambios (internos o externos) hasta volver al estado de equilibrio inicial. Frente a situaciones adversas del contexto o a problemas inesperados dentro de la organización, se busca resolver el contratiempo para que las cosas vuelvan a su cauce y la producción/venta no disminuya.
Como habrás podido comprobar, la teoría de sistemas ha resultado sumamente rentable a la hora de encontrar un método efectivo de administración de empresas. Muchos de sus principios acuerdan perfectamente con la noción de que una organización (comercial o productiva) constituye un todo que se debe abordar de manera integral a la hora de llevarlo a un estado ideal (es decir, al alcance de X objetivos).
No obstante, conviene asesorarse en profundidad sobre el modo de aplicarla a la realidad concreta de una organización, tomando en cuenta que cada empresa posee dinámicas, componentes y características que les son propios, además de que estos elementos tienen sus propias formas de interrelación. Un buen administrador deberá saber adaptar los postulados de la teoría a la realidad que tiene enfrente.
Antes de cerrar este artículo, queremos consignar que existen diferentes autores que han realizado contribuciones a la definición de la teoría de sistemas. No hablaremos de los mismos en este post por cuestiones de espacio, pero si deseas conocer la propuesta diferenciada que cada uno de ellos ofrece para enriquecer la teoría, pulsa sobre el siguiente link. Consignamos una página web confiable para que sigas estudiando el tema de forma independiente.
Y ahora sí, no nos queda más tiempo sino para despedirnos hasta el próximo artículo. Esperamos que este post haya satisfecho tus requerimientos informativos, aunque si precisas aclaraciones o más ejemplos, puedes consignarlo en un comentario aquí debajo. ¡Hasta la próxima!
Fuentes
- Kast, Fremont E. (1979). Administración en las organizaciones: enfoque de sistemas y de contingencias. México: Mc Graw-Hill.
- Koontz, Harold et al. (2012) Administración. Una perspectiva global y empresarial. México: McGraw-Hill.