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Administración de proyectos: qué es y más

administración de proyectos ejemplos

Sin lugar a dudas, la administración comprende un universo amplísimo plagado de conceptos. Si se pretende entender el fenómeno en su totalidad, resulta necesario tomarse el tiempo para estudiar de forma pormenorizada cada uno de los términos e ideas que lo comprenden. Hoy nos dedicaremos a hablar de la administración de proyectos como una parte fundamental del mundo administrativo.

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No te pierdas una sola palabra de este completo análisis acerca de la administración de proyectos: te contamos en qué consiste, cómo se aplica, qué características posee y mucho más.

¿Qué es la administración de proyectos?

Intentemos ir al grano y responder esta pregunta en forma directa. La administración de proyectos consiste en una técnica administrativa que se usa para cumplir metas en un tiempo determinado. El hecho de que las empresas tengan que lidiar con una competencia cada vez más feroz, una mayor demanda de productos y servicios y requisitos legales muy exigentes, ha hecho que este tipo de administración plante bandera.

En efecto, cada vez más organizaciones (no solo productivas y comerciales, sino también de otros tipos) se vuelcan por esta forma de gestionar las cosas al interior de una entidad. ¿Cuáles son los valores fundamentales de la administración de proyectos? Entre los más importantes podemos citar los siguientes:

  • Eficacia
  • Mayor productividad
  • Menor costo
  • Menor tiempo
  • Sinergia entre sectores
  • Compensación de los recursos
  • Control estricto
  • Ordenamiento y evaluación frecuente de resultados

Sin lugar a dudas, trabajar con este sistema puede aportar enormes ventajas a una firma si lo que se pretende es incrementar su productividad y hacer un mayor aprovechamiento de los recursos disponibles. Entre otras cosas, la administración de proyectos permite diseñar las rutas de trabajo que resulten óptimas para los recursos que tenga la empresa.

Trabajar de esta forma implica llevar una gestión equilibrada, sabiendo distinguir las situaciones urgentes o importantes de aquellas que resultan significativas para los clientes. Dado que cada proyecto presenta diferentes atributos, es necesario adaptarse lo más posible a las expectativas de cada cliente o poseedor del proyecto en cuestión.

Entre los objetivos fundamentales de esta tendencia administrativa se encuentran los siguientes:

  • Incremento de los índices de productividad.
  • Resultados personalizados con miras a satisfacer las exigencias del cliente en cuestión cada vez.
  • Mayor control de los riesgos que se asumen.
  • Mejor gestión de los plazos de tiempo disponibles y los costos involucrados.

En este apartado acabas de descubrir los fundamentos esenciales de la administración de proyectos. Ahora te invitamos a pasar a una nueva sección para descubrir las etapas que conforman este proceso administrativo al interior de una empresa.

Pasos de la administración de proyectos
Etapas de la administración de proyectos

Fases de la administración de proyectos

La mayor parte de los procesos administrativos consta de una serie de etapas con pasos pre-definidos. ¿Cuáles son las fases propias de la administración de proyectos? Chécalas a continuación:

  1. Detección de circunstancias actuales: implica analizar los riesgos que existen, comprobar con qué recursos se cuenta y cuáles hace falta conseguir; también hace falta delimitar los alcances del proyecto para saber si es viable. ¿La empresa es capaz de afrontar el reto? Solo un análisis concienzudo de la situación nos dará la respuesta.
  2. Planificación: aquí se traza la ruta de trabajo idónea para llegar a la meta deseada. Es muy importante asignar la responsabilidad propia de cada puesto y establecer un protocolo de comunicación para trabajar de forma fluida. Eso sí: resulta esencial que la planificación sea lo suficientemente flexible como para poder adaptarse a cualquier contingencia.
  3. Puesta en marcha: consiste en la ejecución del plan diseñado, luego de haber detallado todas las tareas a realizar. ¿Algo esencial? El equipo tiene que tener a su disposición todos los recursos que requiera para hacer bien su trabajo.
  4. Seguimiento y control: hay que llevar a cabo un monitoreo constante si se quiere obtener una eficiente administración de proyectos. Hay muchas herramientas de gestión que se pueden usar para controlar los avances en el trabajo.
  5. Final: estamos en la fase de cierre, donde se evalúa si las necesidades del cliente se han atendido satisfactoriamente. Tanto si la compañía ha alcanzado la meta planteada como si no, debe hacerse un replanteo de su trabajo para saber qué procesos debe optimizar y cuáles han sido acertados. Como sea, de todo proyecto se aprende algo valioso para tener en cuenta en el siguiente.

Tal como habrás podido apreciar, las etapas de la administración de proyectos son pocas pero contundentes. Es muy importante que sean seguidas en el orden que hemos planteado, para evitar alteraciones en el plan del proyecto y una pobre consecución de objetivos.

Sin duda alguna, las especificaciones a seguir no son optativas y hace falta respetarlas para alcanzar el éxito en el proceso administrativo. Ahora bien ¿qué es lo que ha llevado a tantas empresas alrededor del mundo a adoptar esta metodología? ¿Qué es lo que nos puede ofrecer con respecto a otras formas de administración? Sigue leyendo y lo sabrás.

Ventajas de la administración de proyectos

Tal como sugerimos en la sección anterior, la administración de proyectos plantea una serie de ventajas que la han convertido en una alternativa de gestión muy atractiva a los ojos de las organizaciones. Ahora te proponemos descubrir cuáles son:

  • Brinda una gran capacidad de adaptación a la situación actual de mercado; así, es flexible con los cambios.
  • Tiende a incrementar la calidad del producto o servicio que se ofrece.
  • Permite la mejora continua a partir de la extracción de las lecciones que deja cada proyecto concretado.
  • Representa una metodología de trabajo más concreta y ordenada, pues todos los trabajadores se pueden concentrar exclusivamente en el logro de un proyecto delimitado, bien definido y con plazos fijos.
  • Ofrece resultados mucho más precisos, acordes con las necesidades y expectativas de los clientes.
  • Mejora los plazos de entrega porque se trabaja con una agenda precisa para concretar cada etapa del proyecto.
  • Aumenta la satisfacción de los clientes, porque habilita a cumplir perfectamente con sus requerimientos.
  • Posiciona más sólidamente a la empresa dentro del mercado, brindándole mayor competitividad. La administración de proyectos ha permitido que muchas organizaciones sigan vigentes a pesar de la gran puja económica del contexto.
  • Estimula una mejor organización y orquestación de las actividades empresariales, porque cada proyecto se planifica de manera separada.
  • Aumenta la productividad porque reduce los tiempos de cada proceso, considera los recursos disponibles y aprovecha las ventajas del entorno.
  • Abre oportunidades a la innovación productiva porque la ruta de trabajo ha sido optimizada, lo que evita consumir recursos innecesarios que pueden destinarse a la creatividad.
  • Incrementa, en términos generales, el volumen de producción.
  • Alienta el trabajo en equipo y hace que los empleados estén más motivados. Ningún proyecto se puede concretar exitosamente si no se coordinan los esfuerzos de todos los miembros del grupo; asimismo, este modelo de gestión implica una comunicación más fluida y una buena coordinación para cumplir con los plazos acordados.
  • Da otras oportunidades de expansión mercantil no contempladas hasta el momento. A medida que la empresa se conozca mejor a sí misma y lo que puede hacer, abrirá las puertas a nuevas posibilidades de ingresos. El rubro se conoce cada vez más y así surgen nuevas maneras de hacer negocios en él.
  • Flexibiliza y agiliza la gestión, gracias a una planificación adaptativa. Se pueden tener en cuenta las modas, las nuevas tendencias de consumo, el crecimiento poblacional, las migraciones de los mercados y otros factores que inciden en el volumen de ventas desde afuera (es decir, desde el contexto).
  • Permite gestionar mejor la incertidumbre (los riesgos se prevén y por eso se puede actuar rápidamente cuando aparecen). La toma de decisiones es más espontánea pero acertada. Los jefes se vuelven más proactivos y tienen mejor capacidad de reacción delante de situaciones inesperadas.

En fin, ahora que conoces cuáles son las ventajas de la administración de proyectos ¿te parece una vía de gestión plausible para aplicar en tu propia empresa o negocio? ¿Qué cambios implementarías tú? Sin duda alguna queremos conocer tu opinión, así que no olvides escribir en la caja de comentarios que se encuentra aquí abajo.

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Ventajas de la administración de proyectos

Por desgracia no tenemos mucho más tiempo como para continuar analizando el tema con la profundidad que nos gustaría. De cualquier manera, te recomendamos explorar la siguiente página web para ahondar en el tópico de forma independiente (tranquilo, que el enlace es 100% seguro y está actualizado). Esperamos que la información expuesta aquí haya satisfecho tus expectativas y haya contribuido a ampliar tu perspectiva sobre la administración de empresas.

Fuentes

  • González de la Cueva, María Eugenia (2014) Administración de proyectos. Optimización de recursos. México: Trillas.
  • Hellriegel, Don et al. (2017) Administración. Un enfoque basado en competencias. México: Cengage Learning.