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Contabilidad de una empresa: todo lo que debes saber

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¿En qué consiste la contabilidad de una empresa? ¿Se trata de algo realmente útil, está dirigido a un objetivo específico, o es solo un asunto más en el que se meten los auditores de las organizaciones? Te invitamos a descubrirlo todo en nuestra web.

Te damos la bienvenida a 10Empresa, una plataforma virtual en la que podrás aprender muchísimo sobre diversos temas relacionados con el amplio mundo empresarial: contabilidad, finanzas, economía, balances, dinero, capital y más. Ya sea que estés por instalar un negocio propio, que pienses en estudiar una carrera de nivel superior vinculada a la empresa o a la administración, o que simplemente sientas curiosidad por el tópico, te invitamos a seguir leyendo.

Aquí encontrarás información verificada por expertos, extraída de fuentes confiables y actualizada día a día, pensada para que tengas en tus manos la data que necesites en el momento en que lo requieras. Estamos a tu disposición, además, por medio de la caja de comentarios para que puedas realizar sugerencias o plantear dudas, como así también solicitar más información. Nuestro objetivo es que te asesores sobre temas de contabilidad en la mejor fuente de la web.

No hace falta que continúes perdiendo tiempo en plataformas virtuales con artículos de dudosa procedencia, que en definitiva no te darán lo que buscas. Si realmente necesitas conocer datos frescos y actuales sobre temáticas vinculadas a la contabilidad ¡estás en el lugar indicado! Así que, sin más, te invitamos a seguir leyendo y a enterarte de todo lo que tenemos reservado para ti.

Definición de “contabilidad de una empresa”

Aquí hay mucha tela para cortar, así que comencemos por el principio. ¿Qué entendemos por el término “contabilidad” y cómo se aplica específicamente a las empresas? Pues bien, a continuación intentaremos responder a esta pregunta de una manera concreta y fehaciente.

Aunque, en términos generales, cualquier persona que maneje un determinado fondo de dinero puede llevar su propia contabilidad (por ejemplo, un ama de casa, un pensionado, un estudiante que recibe una mensualidad o un empleado en relación de dependencia) existe una expresión especializada para el caso de las empresas: la llamada “contabilidad de doble entrada”. Es a esta a la que haremos referencia de aquí en adelante, pues se aplica a los negocios y empresas, que es nuestra área de interés.

Es aquel instrumento por el cual se registra el 100% de las operaciones comerciales/financieras/económicas que lleva a cabo una empresa determinada, con el objetivo de recopilar ordenadamente toda esa información y luego utilizarla con diversos fines. En otras palabras, llevar la contabilidad implica registrar cada una de las actividades económicas que se hacen dentro de una entidad para saber, de forma fehaciente, de dónde proviene lo que la firma posee, adónde va y cuánto de eso queda todavía.

Uno de los resultados que se obtienen al realizar la contabilidad empresarial es el estado contable, un informe especializado que contiene todos los datos que se han ido registrando respecto de los movimientos económicos dentro de la organización, pero ordenados y discriminados bajo una arquitectura específica.

Los mismos se encuentran ordenados de tal manera que permiten visualizar rápidamente cuál es la situación económico-financiera bajo la que se encuentra la entidad. Ahora bien ¿para qué sirve el estado contable y a quiénes interesa su información? Veamos:

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Cómo llevar la contabilidad de una empresa
  • Todas las personas que estén vinculadas a la empresa (de manera interna y externa) necesitan conocer su situación financiera. Esto les permite tomar decisiones como la incorporación de miembros o su baja, la fundación y disolución de alianzas comerciales, la concesión o negación de créditos, la colocación de inversiones, etc. Bancos, trabajadores, entidades financieras, acreedores, accionistas y otras empresas pueden entonces interesarse por la contabilidad de una firma.
  • Los impuestos que por ley tiene que abonar la empresa se deducen a partir de sus estados contables. La única forma de saber cuánto ha recaudado y cuánto le corresponde pagar, es checando los datos que brinda la contabilidad.

De más está decir que la información brindada tiene que corresponder a la verdad, pues si las cuentas se alteran no es posible conocer de manera fidedigna y certera cómo se encuentra la empresa en un momento dado. Esto se hace realidad gracias a los controles internos y externos que suelen llevar a cabo las diversas organizaciones, con la ayuda de contadores y auditores. En algunas ocasiones, las entidades gubernamentales realizan inspecciones para monitorear el quehacer de las compañías comerciales, de servicios o industriales.

Ahora que conoces a ciencia cierta en qué consiste la contabilidad de una empresa, te invitamos a pasar al siguiente apartado para descubrir sus características fundamentales.

Características de la contabilidad empresarial

En la sección anterior estudiamos una amplia definición del término “contabilidad” aplicado a las empresas, y analizamos por qué es importante. A continuación te proponemos completar las nociones vistas con un completo listado de las principales características de la contabilidad al interior de las organizaciones.

  • La alteración de los datos contables se considera un delito y los responsables pueden terminar presos o pagando una sanción económica muy alta.
  • El poco rigor en la elaboración de la contabilidad hace a la empresa plausible de multas por parte del Ministerio de Hacienda o de aquella entidad encargada, en cada país, de controlar el quehacer organizacional de las diversas entidades que despliegan actividades económicas (Contraloría, etc.).
  • Los dos únicos tipos de negocio que no están obligados a hacer estados contables son los de personas físicas bajo régimen de módulos (en este caso, solo deben almacenar las facturas en orden cronológico) y cuando el emprendedor esté adherido al régimen de estimación directa simple (aquí es necesario llevar los libros-registro de ventas, compras e inversiones).
  • Las personas jurídicas (SRL, SA, Sociedades Cooperativas, etc.) por ley tienen que llevar su contabilidad, como así también los trabajadores autónomos incluidos en el régimen de estimación directa convencional.
  • Las personas físicas que no estén obligadas –por su tipo de emprendimiento- a realizar un estado contable pero igualmente quieran hacerlo, tienen esta opción a su disposición y la decisión se considera lícito.
  • La contabilidad de una empresa se basa en tres pilares fundamentales: el plan contable, los documentos que justifiquen los pagos (facturas, tickets, recibos, etc.) y un contador/auditor/administrador u otro profesional idóneo que se encargue de su gestión.
  • El registro de los datos puede realizarse “a mano” o de forma computarizada, digital. En los últimos años se ha registrado una fuerte tendencia a la segunda modalidad, mediante el uso de software específico para realizar la contabilidad. Además de la instalación de programas, también es posible trabajar directamente en la nube. La web ofrece muchísimas opciones para ello.
  • No es posible eludir el registro contable (es decir, no estamos frente a una alternativa, una opción). De manera periódica y con mayor o menor detalle, todos los emprendimientos y firmas tienen que realizar su contabilidad para saber qué ganancias se están obteniendo, cuánto dinero cuesta cada inversión, dónde es posible reducir costos, cómo se pueden incrementar las ventas haciendo números… en definitiva, si no se utilizan los estados contables o no se analizan las facturas, es imposible saber si el negocio va bien o va mal. Por más que se trate de una actividad económica de poca monta, al breve tiempo de estar ejerciéndola se pierde noción del manejo del dinero.
contabilidad básica
Contabilidad de doble entrada

Es importante hacer notar que cuando se trata de empresas de menor tamaño, la contabilidad suele ser llevada por un empleado cualquiera o incluso puede ser realizada por alguien externo a la empresa que no tenga una capacitación específica. No obstante, es recomendable que la persona encargada de esta tarea se encuentre familiarizada con el asunto y que conozca la terminología específica del área. Mientras más capacitada esté, mejor podrá realizar su trabajo.

En el caso de las organizaciones de mayor envergadura, las puras nociones de economía y la experiencia no bastan a la hora de realizar la contabilidad; es necesario contar con la ayuda de un profesional certificado (un contador o un administrador de empresas), pues su experticia hará que la situación económica de la firma se refleje clara y fehacientemente en los estados contables. Por otra parte, hay firmas que sufren la presión de organismos oficiales para que rindan cuentas (sobre todo si son empresas públicas o mixtas). En estos casos, difundir públicamente informes contables con cierta regularidad resulta obligatorio.

En este apartado hemos esbozado algunas de las cualidades esenciales que hacen a la contabilidad, pero este análisis no es exhaustivo. Te invitamos a pinchar sobre el siguiente enlace para checar nuevas características que quizá no conoces acerca del mundo contable. De todas maneras, si continúas leyendo descubrirás otras informaciones que te resultarán de gran interés.

Tipos de contabilidad de una empresa

Ya conoces a fondo en qué consiste la contabilidad de una empresa y cuáles son sus características esenciales. Podemos decir que te encuentras totalmente preparado para ir un poco más allá y descubrir una interesante clasificación de los diversos tipos o clases de contabilidad organizacional. Es fundamental que tengas en cuenta esto para poder diferenciar adecuadamente sus variantes y no te quedes con una definición demasiado simplificada del término. Veamos:

  • Contabilidad administrativa: se encarga de brindar información al área administrativa, para que a esta le sea más sencillo planificar las actividades y organizar a los distintos sectores de la compañía.
  • Contabilidad financiera: es aquella que da cuenta de los movimientos de dinero al interior y al exterior de la firma. Trata asuntos relacionados con créditos, deudas, inversiones, acciones, ingresos y egresos, etc.
  • Contabilidad de costos: se la conoce también como “contabilidad analítica”, y recopila de forma interna aquellos datos vinculados con los costos de la entidad. Busca predecir, registrar, almacenar, repartir, monitorear, estudiar, interpretar y divulgar información sobre los costos organizacionales (productivos, distributivos, publicitarios, entre otras posibilidades).
  • Contabilidad electrónica: es la que se realiza a través de medios puramente electrónicos (digitales), con un ordenador y software específico, que puede encontrarse online (en la nube) o no necesariamente.
  • Contabilidad fiscal: tal como su nombre lo indica, se relaciona con los impuestos, tasas, contribuciones, tributos y todos aquellos egresos de orden fiscal que esté obligada a pagar una empresa a raíz de su actividad económica en un cierto país.
  • Contabilidad básica: esta es la rama tradicional de la contabilidad, que se identifica con la acepción más común del término. Se ocupa de estudiar y analizar las operaciones económico-financieras que lleva a cabo una organización como fruto del despliegue de sus actividades.

Como puedes ver, el tema resulta bastante más complejo de lo que podría parecer a primera vista. Sin dudas todos nosotros tenemos, en la cabeza, una noción básica de lo que implica la contabilidad, pero si deseamos afinar el trazo debemos remitirnos a una taxonomía específica como la que acabamos de revisar.

Te invitamos a checar el resto de nuestros artículos sobre los diversos tipos de contabilidad para conocer a fondo de qué trata cada una de ellas. Es muy probable que encuentres caracterizaciones que no conocías y que, después de la lectura, el tema te quede mucho más claro (para eso estamos aquí: ¡para brindarte asesoramiento de calidad y a la altura de tus expectativas!)

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Importancia de la contabilidad en una empresa

Pero eso no es todo. Si quieres saber más sobre la contabilidad y el mundo empresarial en general, no te pierdas de continuar explorando nuestra plataforma virtual. Encontrarás amplia información sobre categorías de empresa, cuestiones relacionadas con la administración y los balances, consejos y estrategias de marketing, datos útiles sobre el plan estratégico de una empresa y cómo elaborarlo, y mucho más.

Si se trata de empresas, somos los N°1: así lo atestiguan los miles de usuarios que se asesoran con nosotros todos los días. Contamos con una gran cantidad de seguidores y esperamos que te sumes a esta movida. Sé parte de esta comunidad y no te pierdas una sola de nuestras publicaciones. Te aseguramos que valdrá la pena.

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Fuentes

  • HORNGREN, Charles T. (2010) Contabilidad. 8va. ed. México: Pearson Educación.
  • ROMERO LÓPEZ, Javier (1995) Principios de Contabilidad. México: McGraw-Hill, 540 p.