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Contabilidad electrónica: qué es y características

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Como resulta obvio de explicar, cualquier negocio hoy por hoy –ya sea que esté representado por una persona física o jurídica- por el solo hecho de desplegar actividades comerciales tiene una serie de obligaciones de diversa índole (impositivas, legales, contables, etc.). Y una de las mismas consiste en llevar una contabilidad electrónica. ¿Qué es, cuáles son sus principales atributos? Te lo contamos en este post.

Bienvenido a 10Empresa, una plataforma virtual que se encuentra entre las más completas de toda la web sobre el tema. Te enseñamos una gran variedad de tópicos relacionados con el mundo de los negocios, las corporaciones, la economía, las finanzas, la contabilidad y mucho más. Y no solo abordamos un amplio abanico de temáticas, sino que lo hacemos con seriedad y compromiso, respaldados por un sólido equipo de profesionales.

Disfruta de un análisis hecho a la medida de tus necesidades. Aquí te contamos en qué consiste la contabilidad electrónica, quiénes están obligados a llevarla, para qué sirve y cuáles son sus principales características. ¡No hemos dejado de lado ningún detalle!

Qué es la contabilidad electrónica

Antes de aclarar con términos precisos qué significa la expresión de “contabilidad electrónica” y lo que implica, tenemos que introducir el tema con aspectos más generales, que vale la pena considerar para comprender cabalmente el fenómeno que estamos abordando. Por eso, te pedimos paciencia y tiempo para seguir leyendo antes de descubrir qué representa el registro contable electrónico en sí mismo.

Como seguramente sabes, la mayoría de los países cuentan con un Código de Comercio o un documento equivalente donde se detallan las obligaciones de quienes ejerzan actividades mercantiles dentro del territorio nacional. Pues bien, aquellas personas tanto físicas cuanto jurídicas que ejecuten actos considerados como “de comercio” (respecto a artículos o servicios) están obligadas a llevar una contabilidad.

El sistema debe, por un lado, permitir identificar claramente las transacciones individuales y sus atributos, como así también conectarlas con sus comprobantes respectivos; y por otro, habilitar el seguimiento de tales operaciones en la acumulación que se da en las cuentas de la empresa.

El conjunto de los libros y registros contables que confecciona una determinada compañía, se denomina normalmente “contabilidad”; este término alude a la modalidad tradicional en papel, pero la llamada “contabilidad electrónica” se refiere a las mismas cuentas hechas con medios informáticos, es decir, electrónicos.

Aquí se prescinde del papel, de la confección manual de las facturas, de los libros a dos columnas con el debe y el haber pre-impresos; en su lugar, se utiliza software específico en un ordenador o tablet (en su defecto, desde un móvil) que tiene como finalidad registrar digitalmente todos los movimientos de dinero de la entidad, realizar los balances de las cuentas en forma automática y emitir -tanto como almacenar- de manera digital las facturas y otros comprobantes derivados de las transacciones.

Podemos decir sin dejo de dudas que la contabilidad electrónica es la consecuencia directa de los vertiginosos desarrollos tecnológicos de la última década, a los cuales la economía ha ido acompañando prácticamente de la mano. Un gran número de actividades del quehacer humano, con el correr de los años, se ha ido digitalizando, como por ejemplo la confección del documento de identidad o pasaporte, la tramitación de beneficios sociales y la inscripción a instituciones de diversa índole. Pues bien, los avances también llegaron a las empresas para una fuerte modernización de los registros contables.

De acuerdo con la ley, existe un plazo de tiempo determinado durante el cual se deben almacenar y conservar los registros contables de una empresa; por lo general suele ser de 5 años. Durante ese lapso, distintos organismos públicos y privados pueden requerir la exhibición de los estados contables a una firma por diversos motivos: auditorías, controles, posibilidad de alianzas, verificación de la capacidad de pago, concesión de vencimientos, etc.

Ahora bien, exactamente ¿qué tipo de contribuyentes se encuentran obligados al envío de la contabilidad electrónica a las entidades que se encargan de su revisión? Son los siguientes:

  • Personas morales consideradas en el régimen correspondiente de cada país.
  • Personas físicas que desplieguen actividades profesionales y/o empresariales por una facturación anual igual o superior a X cantidad de dinero (varía según la zona).
  • Personas físicas que cuenten con ingresos por alquiler o arrendamiento.

Resulta pertinente señalar que no todos los tipos de entidad se encuentran obligados a realizar y presentar una contabilidad electrónica, como por ejemplo, las asociaciones civiles, las sociedades que funcionen con donaciones, las compañías religiosas, los sindicatos de trabajadores y diversas entidades pertenecientes a la administración pública, siempre y cuando no desplieguen actividad empresarial.

Tampoco tienen que presentar esta clase de contabilidad los asalariados y quienes reciban ingresos por servicios en una cantidad menor a la establecida por ley para la presentación contable obligatoria. Si bien en todos los casos que acabamos de mencionar no es imprescindible presentar la contabilidad electrónica, sí lo es realizar y conservar el registro contable por lo menos durante 5 años para todos los contribuyentes, aunque se trate de la modalidad convencional (no digital).

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Cómo utilizar la contabilidad electrónica

Pues bien, en este apartado acabamos de revisar en qué consiste la contabilidad electrónica y cuáles son sus principales características. Ahora te invitamos a pasar a la siguiente sección para conocer las ventajas que brinda el uso de este sistema. Anticipamos que presenta una amplia serie de beneficios mucho más destacables que aquellos que ofrece la contabilidad tradicional según sus defensores.

Ventajas de la contabilidad electrónica

¿Da lo mismo utilizar uno u otro sistema, es decir, el de la contabilidad electrónica o el que ofrece la tradicional? ¿Cuáles son los beneficios o ventajas que podemos aprovechar al recurrir a los métodos más actuales? Chécalos en el siguiente listado:

  • Ofrece mayor seguridad gracias a la posibilidad de encriptar los datos con claves, cifrados, etc.
  • Permite ahorrar espacio físico, ya que no es necesario ocupar armarios ni oficinas con voluminosos libros contables.
  • Brinda un método de consulta mucho más rápido e inmediato, pues buscar un dato de una operación pasada es posible con solo un par de clicks.
  • Ahorra dinero en la impresión de los libros, su foliado y encarpetado; solo se necesita una única PC para mantenerla.
  • Resulta mucho más amigable con el medio ambiente, ya que evita la excesiva acumulación de papel.
  • Permite una administración de los documentos y archivos mucho más eficiente.
  • Ofrece una asignación personalizada de la visión y monitoreo de la información a terceros que puedan estar interesados en sus datos.
  • Dispone de distintas vías de almacenamiento: discos duros, pen drive, discos rígidos, memorias portables o directamente en la nube (en Internet, en la web).
  • Tiene un rápido retorno de inversión, pues si bien hace falta pagar para usar un programa, luego se le saca mucho más partido que cuando se lleva la contabilidad utilizando gran cantidad de recursos humanos y materiales.
  • Evita la realización de un gran número de trámites que hasta hace poco tiempo atrás se hacían en persona. Hoy por hoy, pueden resolverse digitalmente.
  • Emite facturas y otros comprobantes muy sencillos de confeccionar, incluso para personas recién iniciadas en la tarea. El sistema prácticamente nos va llevando paso a paso por donde tenemos que hacer las cosas.
  • Se abre rápidamente y siempre se encuentra en el mismo sitio; no hace falta ponerse a buscar siguiendo ningún criterio.
  • Permite el envío inmediato a los organismos oficiales que requieran la presentación de la contabilidad, por sistemas dados de acuerdo a la legislación vigente en cada país.
  • Programa avisos, mensajes y recordatorios para una gestión mucho más eficiente de todas las tareas y obligaciones relacionadas con la contabilidad de la firma.
  • Brinda la chance de volver atrás para realizar correcciones y enmiendas sin tener que tachar, hacer aclaraciones o anotaciones molestas para la vista (y por cierto, muy antiestéticas en los libros contables).
  • Permite el trabajo mancomunado, si es necesario, de más de una persona sobre los registros a confeccionar, sobre todo en los casos que ofrecen la posibilidad del acceso a la nube.

Ya ves que la contabilidad electrónica ofrece un haz de ventajas muy grande, que la vuelven una alternativa atractiva incluso para las personas físicas y jurídicas a quienes la ley no exige su presentación específica. Actualmente, la gran mayoría de las empresas y emprendedores elige esta opción para llevar un registro ordenado de todas sus transacciones a través del tiempo.

¿Un dato importante a tener en cuenta? La contabilidad electrónica siempre se efectúa por medio de programas informáticos específicos, y en este sentido, hay una gran variedad de opciones para escoger. Es fundamental que te tomes el tiempo necesario para analizar las diversas alternativas digitales disponibles y luego elijas una de ellas para familiarizarte con su funcionamiento.

Tú puedes sacarle mucho partido a las ventajas que te ofrece la contabilidad electrónica; pero eso sí, te advertimos que podrá llevarte un tiempo el entrenamiento y la capacitación en el uso de un sistema de registro en particular. Desde el siguiente enlace podrás consultar diversas propuestas en programas y opciones en la nube para llevar la contabilidad de tu firma.

Algunos de ellos son gratis y contienen funciones muy básicas o, al menos, son versiones de prueba que puedes utilizar por un tiempo a fin de comparar las opciones que tienes a tu alcance antes de realizar la inversión. No obstante, tenemos que aclarar que la mayoría de las firmas pagan por los sistemas informáticos que usan, porque brindan una cobertura de servicios más amplia, tienen mejor encriptado de datos, más herramientas y -además- cuentan con la aprobación de instituciones oficiales. Está en tus manos decidir qué hacer de acuerdo con tu presupuesto.

Normalmente las grandes y medianas empresas contratan contadores para que se encarguen, específicamente, del registro de las transacciones y otras operaciones relacionadas con la contabilidad de la firma; sin embargo, en negocios chicos suele ser el mismo dueño quien la confecciona o, en su defecto, otro miembro de la empresa que ya tenga asignado un puesto específico con tareas diferentes. En este caso, tú debes decidir -en función de tus posibilidades económicas y necesidades- qué resulta más pertinente para ti: si encomendar la misión a un contador o a cualquier otro empleado de la organización.

características de la contabilidad electrónica
Ventajas de la contabilidad electrónica

Lamentablemente, no tenemos más tiempo para continuar desplegando esta temática. Sin embargo, creemos haber abordado los puntos esenciales de la contabilidad electrónica: su definición, características y ventajas, como para que tengas una perspectiva concreta sobre el tópico y puedas conocer su utilidad.

Si necesitas más información, no dudes en dejarnos tu comentario justo aquí debajo, en la caja que hemos habilitado para el uso de todos nuestros lectores. Por otra parte, te sugerimos continuar recorriendo esta plataforma virtual para checar una gran variedad de contenidos relacionados con el amplísimo mundo empresarial.

Fuentes

  • Rey Pombo, José (2014) Técnica contable. España: Paraninfo.
  • Romero, Álvaro (2018) Principios de contabilidad. México: McGraw-Hill.