La estimación de recursos y costos juega un papel central en la gestión de proyectos. El éxito o el fracaso del trabajo del proyecto depende en gran medida de esto. Si es posible hacer una estimación realista del esfuerzo a tiempo, se pueden tomar las decisiones correctas.
Esto significa que los proyectos no rentables pueden detenerse a tiempo antes de que se consuman costos y recursos innecesarios. Por otro lado, los proyectos realmente rentables pueden identificarse temprano y promoverse en consecuencia. Una buena estimación de costos también es la base para crear un caso de negocios viable.
Cada proyecto que se lleva a cabo requiere uno o más de tus recursos para ser completado. Para proyectos grandes, esto puede significar una cantidad considerable de tus recursos. Especialmente en ese caso, tiene sentido dedicar tiempo a determinar la cantidad correcta para ayudar a pronosticar cuándo se necesitan exactamente esos recursos. Esto te proporcionará un flujo de efectivo para administrar tus gastos e ingresos en consecuencia.
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¿Para qué sirve estimación de recursos y costos?
La estimación de recursos y costos sirve para poder calcular con antelación lo que se va a necesitar para llevar a cabo un negocio. La estimación de costos en la gestión de proyectos es el proceso de pronosticar los recursos financieros y de otro tipo necesarios para completar un proyecto dentro de un alcance definido.
La estimación de recursos y costos representa cada elemento requerido para el proyecto, desde materiales hasta mano de obra, y calcula una cantidad total que determina el presupuesto de un proyecto.
Una estimación de costo inicial puede determinar si una organización autoriza un proyecto, y si el proyecto avanza. La estimación puede ser un factor para definir el alcance del proyecto. Si la estimación de costos es demasiado alta, una organización puede decidir reducir el proyecto para ajustarse a lo que puede pagar.
Tipos de recursos y costos
Antes de profundizar más en cómo se hace una estimación de recursos y costos, es importante definir bien cuáles son los tipos que pueden necesitar en un proyecto.
Estos son los diferentes tipos de costos que pueden ocurrir en un proyecto:
- costos de personal incurridos por el proyecto por los empleados;
- costos de materiales, como materiales de construcción o consumibles;
- estrechamente relacionado con esto están los costos de los dispositivos provisto;
- muchos proyectos también caen los costes de servicios externos. Estos incluyen todos los gastos que se tienen que pagar a otras empresas para que proporcionen un servicio para ti.
- costos de capital o costos de intereses que ocurren especialmente en grandes proyectos, como la construcción de un aeropuerto, por ejemplo. Estos son costos que surgen a través de la provisión de capital (a través de bancos o similares).
Costo material
Normalmente se piensa en el material como la composición física del activo. Sin embargo, el valor del activo también puede incluir los elementos de costo del material de desecho o los repuestos de fabricación, el trabajo de construcción y los artículos de seguridad, y el costo de transportar el material al sitio de trabajo.
Costo laboral
Este costo es el valor del trabajo necesario para completar la actividad o el activo. Es decir, el trabajo del trabajador para pintar el edificio o soldar un contacto eléctrico. La mano de obra también incluye el trabajo del ingeniero que prepara el diseño, el capataz que supervisa el trabajo de campo o el técnico que mantiene el equipo de soldadura por ola.
Gastos generales
Los gastos generales representan los recursos necesarios para respaldar la actividad o el activo. Ejemplos son el costo de la oficina, el costo de la electricidad para operar la planta, el alquiler y los costos de financiamiento.
Aunque el dinero y el tiempo a veces se consideran recursos, solo permiten o restringen el uso de los recursos físicos que acabamos de enumerar. El costo de cada actividad o activo está determinado por los costos de los recursos utilizados para crearlo.
Estimación de recursos
La estimación de recursos de actividad es un proceso en el que el equipo del proyecto compila cuidadosamente una lista exhaustiva de los recursos que se necesitarán para completar un proyecto.
Hay seis entradas que se utilizarán en el proceso de estimación de recursos de actividad. Esas seis entradas son:
- la lista de actividades,
- los atributos de la actividad,
- los activos del proceso organizacional,
- los factores ambientales de la empresa,
- el plan de gestión del proyecto y
- la disponibilidad de recursos.
Existen varias herramientas que también pueden utilizarse para estimar de manera más efectiva los recursos de actividad requeridos. Esas herramientas incluyen el juicio de expertos, un análisis completo de alternativas, el uso de datos de estimación publicados, programas de gestión de proyectos, y el uso de estimaciones ascendentes.
Los resultados de este proceso incluyen requisitos de recursos de actividad, actualizaciones de atributos de actividad, cambios solicitados, una estructura de desglose de recursos y el desarrollo de un calendario de recursos.
Todas las actividades de gestión de proyectos tienen tres atributos únicos, que incluyen duración, esfuerzo de trabajo y recursos. Es importante para la estimación de la duración de la actividad. La estimación de la duración de la actividad representa el acto de cuantificar la cantidad de tiempo que se anticipa que tomará la actividad.
La utilización exitosa de las estimaciones de recursos de actividad ayudará a asegurar que se adquieran suficientes recursos sin desperdicio y gasto excesivo.
Métodos de estimación de recursos y costos
Varios métodos han demostrado su eficacia en la práctica: el enfoque de arriba hacia abajo es ampliamente utilizado, debido a su escaso esfuerzo. Mucho más elaborado pero también más preciso es el enfoque ascendente. Para proyectos grandes, se utilizan los llamados exámenes de estimación y el método Delphi.
Gestión del conocimiento
Estimar los próximos gastos es uno de los desafíos clave en la práctica de gestión de proyectos. Dado que los proyectos ya son nuevos e innovadores por definición, no es posible adoptar experiencias del pasado sin cambios, como es bastante común en la gestión de procesos, por ejemplo.
Sin embargo, resulta que los gerentes de proyectos experimentados a menudo están mucho mejor con sus estimaciones que las organizaciones sin experiencia, donde la gestión de proyectos está anclada, los valoran mejor que aquellos que solo realizan proyectos aislados.
El sentido común sugiere que la experiencia pasada se usa aquí. Además, la gestión del conocimiento bien organizada es otro paso importante que va más allá de los beneficios de la experiencia. La tarea de la gestión del conocimiento es hacer que la experiencia adquirida en proyectos pasados esté disponible para los proyectos actuales como base para la planificación del proyecto.
Enfoque de clientes
El enfoque de arriba hacia abajo se basa en las experiencias del cliente. Cuando se le encarga, estima el desembolso esperado como una tarifa plana. Esto es en lo que el equipo del proyecto debe orientarse. En detalle, esto significa que los presupuestos individuales para subproyectos y paquetes de trabajo se derivan del presupuesto.
La ventaja es que es un proceso muy simple, la desventaja es que estas estimaciones suelen tener poco que ver con la realidad. Dado que no se puede encuestar a los clientes de manera exacta sobre el nivel de trabajo, las estimaciones siempre serán superficiales.
Enfoque de abajo hacia arriba
Como alternativa al enfoque de arriba hacia abajo, el enfoque de abajo hacia arriba se suele utilizar en la práctica. Esto es mucho más complejo, pero con una aplicación ordenada también mucho más precisa. Según la planificación detallada de los paquetes de trabajo, se evalúan todos los pasos de trabajo dentro de los paquetes de trabajo.
Hay que aclarar cuánto tiempo llevará la implementación, qué recursos deben estar disponibles, cuándo y en qué medida. En el caso de proyectos medianos y grandes, el programa de gestión de proyectos debe usarse para dominar la complejidad resultante.
Esto deja en claro que este enfoque es mucho más preciso, sobre todo porque incorpora los conocimientos específicos de cada tema de los administradores de paquetes de trabajo. Por otro lado, también existe el peligro de que los gestores de paquetes de trabajo en este contexto, prefieran planificar algo generoso para que sobrevivan mejor a los recortes. En este contexto, es importante, por un lado, apelar al sentido de responsabilidad de los involucrados y, por otro lado, cuestionar las estimaciones.
Nuevamente, esta estimación no puede proporcionar una certeza del 100%. Sin embargo, se supone que las desviaciones en las estimaciones de costos individuales son estadísticamente equilibradas. Sin embargo, se recomienda precaución en caso de juicios erróneos sistemáticos.
Por lo tanto, se puede suponer que la diferente velocidad de trabajo de los miembros individuales del equipo del proyecto se compensa en relación con la planificación de la capacidad. Por otro lado, una tarifa por hora excesivamente alta o baja conducirá sistemáticamente a estimaciones de gastos incorrectas con respecto a los costos de personal necesarios.
Estimación del esfuerzo
La estimación del esfuerzo es una tarea continua en todas las fases del proyecto. Se obtienen diferentes precisiones dependiendo de la fase respectiva. Si bien en el contexto de la fase de iniciación no es posible realizar estimaciones precisas, con el proyecto en progreso se debe lograr una precisión cada vez mayor.
Es importante que la estimación del esfuerzo no solo se opere al comienzo del proyecto, sino que siempre se actualice en el curso de un mayor desarrollo para aumentar la calidad de la planificación.
Método Delphi
Con respecto al método, la estimación y el método Delphi son similares al enfoque ascendente. En función de los paquetes de trabajo o subproyectos planificados, estos expertos independientes se presentan para su estimación como parte de una evaluación. Sin discusión previa, los expertos dan su primera estimación oculta. Los resultados se resumen y se evalúan estadísticamente.
Con variaciones significativas o valores atípicos únicos, se discuten los resultados. Por lo tanto, si es necesario, se pueden encontrar soluciones alternativas menos costosas que no se consideraron originalmente. Después de la discusión, se hace una reevaluación por parte de los expertos. Este procedimiento se repite hasta que haya suficiente acuerdo.
La ventaja de este método es que se puede lograr una precisión mucho mayor de los resultados y también se pueden encontrar alternativas. La desventaja es el esfuerzo mucho mayor, por lo que este método se usa solo para proyectos muy grandes.
Motivos para hacer un estimación de recursos y costos
Al comenzar un nuevo proyecto, la mejor manera de tener en cuenta la importancia de la estimación de costos es nunca perder de vista el presupuesto original del proyecto.
Si bien los números pueden cambiar debido a restricciones, cambios en la estructura del proyecto o la simple realidad de las cambiantes demandas climáticas, mantenga la figura inicial en su cabeza e intente atenerse a ella.
Cuando surjan problemas basados en el dinero, calcula por separado sin agregarlos instantáneamente a la figura principal. Esto ayudará cuando llegues al final del proyecto y tengas que calcular los costos finales con tu estimación de costos original.
Es importante tener una cuenta detallada de todos los gastos que realizas, ya sea que estén presupuestados o no. Esto funciona especialmente bien para proyectos con un período de tiempo más largo, que suelen implicar una mayor incertidumbre financiera.
Cuando se trata de la estimación de costos del proyecto, intenta usar un método confiable. Conocer y poder confiar en tus metodologías es vital para proyectar y medir costos con precisión.
La estimación más efectiva del costo del proyecto se produce a partir de una combinación de especulación y gráficos basados en datos. Cuando piensas en el tiempo como dinero, te adelantas al juego. Cuanto más puedas registrar las horas de los empleados y estimar el tiempo total dedicado a cada etapa de un proyecto, más preparado estarás para presentar una estimación coherente de los costos para este y otros proyectos en el futuro.
Pensar en el tiempo como dinero te permite convertir un costo indirecto en un costo directo, lo que te ayuda a formar una mejor estimación de tu presupuesto final.
Referencias:
El desafío de la gerencia de proyectos Escrito por Juan José Miranda Miranda
Diccionario de economía Escrito por Sergio Ricossa