Si el ámbito empresarial es lo tuyo, si te gustan las cosas claras, los números y los procedimientos estandarizados… No te puedes perder este post. Aquí te contamos todo acerca de un método que da cuenta de los procesos que lleva a cabo una organización comercial o manufacturera: se trata del diagrama de flujo de una empresa. ¿Quieres saber más? Entonces sigue leyendo.
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¿Qué es el diagrama de flujo de una empresa?
Lo anticipamos al comienzo del post, pero nos parece necesario precisar este concepto. El diagrama de flujo de una empresa es un esquema gráfico que muestra el devenir de los procesos llevados a cabo por la organización, sus partes e interrelaciones. Podemos decir que consiste en una suerte de organigrama que permite, a todos los miembros de la entidad, conocer de forma clara cuáles son y han sido las actividades, recursos y personas involucradas en el proceso de producción o ventas.
Esto explica el nombre del elemento que estamos analizando: “flujo” implica movimiento, un devenir, un traspaso de información, energía o elementos de un lado hacia el otro. Y por supuesto, estamos hablando de “diagrama” porque aquí lo que prima es lo gráfico. Gracias a este recurso, es posible dejar de lado los tradicionales textos e infografías que hacían las empresas en el pasado para dar lugar a una forma más práctica de difundir información.
La visualización de este esquema hace que cualquier persona (empleado, responsable de sector, gerente, etc.) pueda saber cómo es el ir y venir de las acciones y procesos empresariales a lo largo de un determinado ciclo económico. Suele servir de resumen –y a la vez reemplaza- esos extensos informes y documentos oficiales que a fin de cuentas nadie quiere leer, que contienen datos sobre la actividad empresarial.
Por lo general, el diagrama de flujo de una empresa es diseñado por un miembro del personal –que cuente con las capacidades requeridas para hacerlo- y luego es exhibido al resto de la planta. En ocasiones, se coloca en una lámina o póster en un sitio de paso para que todos puedan verlo y reconocerlo.
En la mayoría de los casos se opta por diseños que muestren el desarrollo comercial o productivo como un todo, y en otros, se prefiere hacer hincapié en un único proceso en particular (por ejemplo, mostrar la cadena productiva de un lote de productos específico o bien, la relación comercial que se instaura con los clientes desde la compra hasta la venta final).
Es importante tener en cuenta que no siempre se lo reconoce por este nombre, pues a veces se lo llama “diagrama de procesos” o “mapa de procesos”, entre otras posibilidades. Lo importante es que puedas reconocerlo a través de sus características intrínsecas, y por eso en el siguiente apartado comentamos cuáles son los elementos fundamentales que lo conforman.
Elementos del diagrama de flujo de una empresa
A continuación, detallamos cuáles son los elementos fundamentales en el diagrama de flujo de una empresa, con fines orientativos. Conocer su contenido te permitirá diseñar uno propio o evaluar la propuesta de cualquier organización.
- Figuras geométricas y flechas: este contenido hace a cualquier esquema. Dentro de las figuras geométricas (óvalos, rectángulos, cuadrados, etc.) se coloca información sobre las acciones realizadas, el personal involucrado y los recursos invertidos; y a través de las flechas –a derecha e izquierda- se entiende el devenir de tales elementos en el día a día de la organización, como así también sus interrelaciones.
- Recursos: pueden especificarse recursos de capital, financieros, humanos, tecnológicos o de materiales y materias primas.
- Acciones: aquí se especifican las tareas realizadas, aquellas que permiten el avance de la cadena productiva o comercial.
- Responsables: como explicamos antes, cada persona tiene determinadas tareas previamente asignadas al interior de la organización y el gráfico debe dar cuenta de aquellas que resultan cruciales para los procesos contemplados.
- Información extra: si bien los elementos básicos del diagrama de flujo de una empresa son más o menos fijos, se pueden incluir otras informaciones en el gráfico de acuerdo con las necesidades de la propia compañía.
- Título: es recomendable coronar cualquier gráfico con un título que resuma su contenido y lo exprese de manera clara, para evitar confusiones entre los empleados.
Hasta hace un tiempo atrás, el diagrama se diseñaba “a mano alzada” y podemos asegurar que todavía hoy esta versión tiene una fuerte presencia en las reuniones de oficina; simplemente, en una pizarra y con un marcador, se dibuja el esquema requerido para que lo vean todos los asistentes. No obstante, si se prefiere una versión más prolija (y seria), es preciso recurrir a algún software específico para hacerlo en una PC o tablet.
Existen aplicaciones web que permiten diseñar el diagrama de flujo de una empresa en forma rápida y con resultados visualmente excelentes (aquí tienes un buen ejemplo). No obstante, también es posible descargar programas específicos de diseño gráfico e instalarlos en el ordenador, aunque hacerlo puede ser más complicado y provocar una pérdida de tiempo innecesaria.
Una vez que hayas implementado el diagrama, podrás comprobar las numerosas ventajas que aporta: difunde los procesos de la organización, permite apreciar lo hecho como un todo, ayuda a detectar fallos en la cadena productiva, logra que se detecten las oportunidades del medio y mucho más.
Ahora sabes, de forma concreta, en qué consiste el diagrama de flujo de una empresa. Sabes cuáles son sus elementos básicos y por qué este gráfico es importante para la vida organizacional. ¿Conoces alguna versión en particular? ¿Necesitas diseñar un diagrama propio? Déjanos un comentario al pie del post para que conozcamos tu caso y podamos ayudarte.